Tempo ... perso

Se cerchiamo time management su google vengono fuori centocinquantaquattro milioni di pagine. Non è un errore di stampa: sono effettivamente 154 milioni di pagine: l’argomento è molto popolare. Eppure time management vuol dire gestione del tempo ed il tempo non si può gestire: il tempo è, esiste (David Allen).
Quello che si può fare è solo analizzare la nostra utilizzazione del tempo e cercare di farne un buon uso per i nostri scopi.
E’ possibile analizzare il tempo a nostra disposizione secondo le seguenti categorie:
RICHIESTO
- il tempo che ci viene richiesto dai nostri “clienti” e che dobbiamo assolutamente dedicare alla loro soddisfazione;
PROGETTATO
- il tempo che avevamo previsto e progettato per varie attività;
REALIZZATO
- quello che effettivamente abbiamo utilizzato per le varie realizzazioni;
DESIDERATO
- quello che vorremmo avere a disposizione per le varie realizzazioni.
-
Le perdite di tempo più comuni
AUTO INDOTTE
- La disorganizzazione
- L’incapacità di dire di no
- Il rinvio
- Mancanza di interesse
-
DOVUTE AD ALTRI/O
- I visitatori
- Le telefonate
- La posta
- Le attese

MOTIVI PER CUI TENDIAMO A RIMANDARE ALCUNE ATTIVITA’
Differimento Rinvio
- compiti sgradevoli
- compiti faticosi
- incarico non chiaro
- perfezionismo
- obiettivo non chiaro
- sovraccarico di impegni
- perfezionismo
- resistenza al cambiamento
- ridursi all’ultimo momento
- paura di sbagliare

ALCUNI SUGGERIMENTI: - identificare e porre in ordine di priorità gli obiettivi - gestire gli strumenti di programmazione, come agende e liste delle cose da fare - ridurre i sovraccarichi di lavoro ed eliminare le perdite di tempo - delegare in modo efficace
L’argomento è molto vasto. Torneremo quindi, sviluppando prima di tutto i suggerimenti, nei prossimi interventi.

PRODUTTIVITA’

Fare di più con meno in 10 mosse

Tutte le volte che sento nominare la parola produttività insieme a ore di lavoro, assenteismo et similia mi viene in mente, oltre al taylorismo, un battuta non tanto comica: “Per quale motivo devono passare otto ore tra il timbro d’ingresso e quello di uscita?”

Molto spesso, ed abbastanza superficialmente, si confonde produzione/prodotto con produttività. Quando si compie questo errore si pensa che aumentando il numero dei produttori (o le ore di lavoro/presenza) si riesce ad aumentare la produttività. Ed invece avviene proprio il contrario.

La produttività è in sintesi il numero di unità di prodotto per addetto. Quindi, se aumentiamo solo le ore di presenza forse le unità di prodotto in senso assoluto potrebbero anche aumentare, ma certamente non miglioreremo la produttività.

Per migliorare la produttività, che vuol dire fare di più con meno, sono necessarie molte altre attività. Fare di più con meno, in special modo nei servizi, è una delle sfide contemporanee in tempi di scarse risorse. Si tratta dunque di utilizzare nel modo più efficiente possibile le risorse disponibili.

Le dieci mosse da fare:
1. Definire il costo vero dei sevizi;
2. Identificare e migliorare i processi a più alto costo;
3. Decidere quali processi è possibile dare in outsourcing;
4. Definire obiettivi condivisi;
5. Introdurre la cultura della rendicontazione;
6. Controllare e prevedere le performance;
7. Costruire un budget accurato ed efficace;
8. Tenere al minimo il costo dell’hardware;
9. Migliorare la cultura della trasparenza e della delega;
10. Introdurre la leadership responsabile.

In effetti si tratta di applicare il Value Management.

Se tutto questo sembra difficile è sempre possibile applicare un altro metodo, come nel video che segue.